FIRMA

http://www.dalgety.com.pl/

• Liczący się na europejskim rynku dostawca środków do produkcji rolnej
• Współpracuje z rolnikami już prawie 200 lat
• Firma z kapitałem angielskim, zarządzana przez polskich fachowców

Firma ogólnopolska, posiada 5 biur regionalnych na terenie całej Polski (Poznań, Aleksandrów Kujawski, Pszenno, Olsztyn, Lublin). Firma świadczy usługi polskim rolnikom w zakresie marketingu zbóż, stosowania środków ochrony roślin i nawozów w uprawach. Zatrudnia wysoko wykwalifikowanych doradców terenowych.

WDROŻENIE

PrimeSoft Polska Sp. z o.o. zakończyła 08 lipca 2005 roku główny etap wdrożenia systemu obiegu i archiwizacji V-Desk w firmie Dalgety Agra Polska Sp. z o.o. O sukcesie wdrożenia świadczy przede wszystkim stale rosnąca chęć rozbudowy systemu i objęcia elektronicznym obiegiem kolejnych rodzajów dokumentów, które sukcesywnie realizowane są w kolejnych etapach prac wdrożeniowych. W oparciu o przeprowadzone dotychczasowo analizy oszacowano, że okres zwrotu z inwestycji w system V-Desk w firmie Dalgety Agra Polska Sp. z o.o. nie przekroczy dwóch lat. 

Wdrożenie objęło integrację z systemami ewidencji sprzedaży/zakupu i obsługi magazynowej oraz finansowo-księgowym. Co ciekawe, integracja i komfort pracy przebiegają sprawnie dzięki zastosowaniu niekonwencjonalnej metody, opartej na pracy z dwoma monitorami. Dzięki obsłudze dwóch monitorów równocześnie pracownik ma szybki i wygodny dostęp do informacji. Jeden monitor służy do pracy z systemami, które nie mają możliwości wyświetlania podglądu faktury, natomiast drugi monitor wykorzystywany jest przez system V-Desk do wyświetlania podglądu dokumentu z możliwością powiększania dowolnego fragmentu obrazu. Takie rozwiązanie w znaczny sposób usprawniło procesy związane z obsługą klienta oraz administracją wewnętrzną.

Elektronicznym obiegiem dokumentów w firmie Dalgety Agra Polska zostały objęte różne rodzaje faktur. Od momentu wprowadzenia systemu V-Desk użytkownicy w ogóle nie mają potrzeby dostępu do faktur w formie papierowej. Faktura np. kosztowa, wprowadzana do V-Desk, po zeskanowaniu i opisaniu przekazywana jest błyskawicznie do odpowiedniej osoby w celu korekty opisu poprawności wpisanych danych. Ostatnim krokiem w elektronicznym obiegu jest półautomatyczny, dwuetapowy eksport faktur do systemów kontrolingowego i finansowo-księgowego. System V-Desk w sposób ciągły monitoruje etapy prac i uaktualnia informacje. Pracownik ma cały czas kontrolę, na którym etapie realizacji znajduje się "jego" faktura. Nie ma problemu z natychmiastowym dostępem do danych z faktury oraz jej podglądu, nawet po upływie kilku miesięcy.

Nowością jest wykorzystanie systemu V-Desk jako narzędzia do archiwizacji i kontroli obiegu faktur VAT dla rolników ryczałtowych. System automatycznie importuje dane z programu zewnętrznego, a następnie za pomocą modułu V-Desk Scan, wykorzystując kody kreskowe, podłącza zeskanowany obraz pod odpowiedni wpis w bazie danych. Dzięki takiemu rozwiązaniu V-Desk dba o terminowość prac alarmując odpowiedzialne osoby, gdy oczekiwanie na odpowiedź od rolnika wydłuża się.

Wdrożenie systemu V-Desk pozwoliło na efektywne planowanie pracy nie tylko w siedzibie firmy, ale również w pięciu biurach regionalnych. Za pomocą elektronicznego obiegu i archiwizacji dokumentów również tam można sprawnie i w krótkim okresie opiniować oraz zatwierdzać faktury.

System V-Desk wdrożony w firmie Dalgety Agra Polska pozwala pracownikom łatwo i szybko znaleźć dokumenty oraz umożliwia przygotowywanie raportów i analiz z zebranych informacji.

Dzięki wdrożeniu systemu V-Desk zostały także ustalone odpowiednie poziomy dostępu dla uprawnionych w firmie osób. Dzięki temu zadbano o bezpieczeństwo i poufność dokumentów.