Workflow/DMS - rozwój w kierunku kompleksowych narzędzi informatycznych

W oparciu o zdobyte doświadczenie w trakcie prac wdrożeniowych aplikacji V-Desk, autorskiego systemu klasy Workflow|DMS firmy PrimeSoft Polska Sp. z o.o., mogę stwierdzić, że określony dla tego typu systemów informatycznych zakres funkcjonalności nieustannie się poszerza. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klienta|biznesu dostawcy starają się możliwie najlepiej dostosować swoje produkty pod charakterystyczne potrzeby danego klienta. W związku z tym nowoczesny system klasy Workflow|DMS powinien uwzględniać ewentualną potrzebę stworzenia mechanizmów i narzędzi realizujących dedykowane dla wybranego klienta funkcjonalności.

Jako przykład mogę podać możliwość dokonywania opisów controllingowych oraz księgowych dokumentów kosztowych z uwzględnieniem określonego planu kont. Takie rozwiązanie, wraz z realizacją głównej idei systemu klasy Workflow|DMS czyli elektronicznego obiegu i archiwizacji dokumentów, umożliwia w pełni zastąpienie obiegu dokumentów papierowych. Efekt synergii uzyskiwany na gruncie silnej współpracy systemu klasy Workflow|DMS z aplikacjami trzecimi jest silnie zauważalny nie tylko dla dokumentacji kosztowej, ale również faktur sprzedażowych, dokumentów magazynowych, w zakresie obsługi korespondencji przychodzącej czy szeroko rozumianego zarządzania dokumentacją wewnętrzną.

Sporym zainteresowaniem odbiorców cieszą się również rozwiązania dostarczające narzędzia charakterystyczne dla danego obszaru działania. Jako przykładem posłużę się tutaj branżą budowlaną, gdzie swoje zastosowanie znajdują min. mechanizm zarządzania dokumentacją projektową, umożliwiający równoległą pracę z dokumentami projektu przez zespół pracowników, zrealizowany w oparciu o centralne repozytorium dokumentów, czy też moduł Platformy zakupów, realizujący następujące funkcjonalności : przygotowywanie zapotrzebowań w oparciu o stworzoną bazę artykułów, automatyczne generowanie zapytań i zamówień do dostawców oraz weryfikację zamówień zrealizowanych.

Moim zdaniem bardzo istotnymi elementami decydującymi o konkurencyjności systemu klasy Workflow|DMS są jego uniwersalność i elastyczność. Możliwość łatwej konfiguracji systemu zgodnie z wymaganiami klienta znacznie skraca czas wdrożenia oraz pozwala klientowi na późniejsze, samodzielne zarządzanie systemem. Dodatkowo funkcjonalność archiwizacji i procesowania dokumentów w postaci elektronicznej wraz z powiązanymi z nimi plikami różnych typów np. skany dokumentów papierowych w formacie TIFF, pliki pakietu MS Office, dokumenty PDF, mp3, jpg czy też pliki video, daje użytkownikom proste w obsłudze narzędzie z rozbudowaną, dostosowaną do ich potrzeb funkcjonalnością.

Sądzę, że przedstawione możliwości aktualnie oferowanych systemów klasy Workflow|DMS potwierdzają rozwój tego typu rozwiązań w kierunku kompleksowych narzędzi, umożliwiającym użytkownikom zastąpienie dotychczasowych czynności wykonywanych z dokumentem papierowym na opis elektroniczny. W rezultacie proces przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie znacznie usprawnia się, a każdy z użytkowników może w dowolnej chwili sprawdzić status interesujących go dokumentów. Ponadto mechanizmy raportowania i tworzenia zestawień umożliwiają kontrolę wydatków, a informacje zbierane w trakcie obiegu dokumentów w systemie, mogą być wykorzystane w integracji z innymi systemami zewnętrznymi np. finansowo-księgowymi lub controllingowymi. Moim zdaniem tego typu rozwiązania będą cieszyły się dużym zainteresowaniem odbiorców pod warunkiem, że swoją funkcjonalnością będą zaspokajały aktualne potrzeby rynku i usprawniały mechanizm funkcjonowania wewnętrznych procedur przedsiębiorstw.

Klienci Primesoft Polska