PROBLEM

W odpowiedzi na problemy związane z codzienną obsługą dokumentów, między innymi krytyczny czas realizowania faktur w szczególności związanych z zakupem przedmiotów leasingu na rzecz późniejszych leasingobiorców, Zarząd EFL S.A. podjął decyzję o usprawnieniu przepływu informacji w firmie. EFL S.A. działa w środowisku rozproszonym, posiada bowiem ponad 30 oddziałów zlokalizowanych w całej Polsce.

ROZWIĄZANIE

Wdrożenie systemu obiegu i archiwizacji dokumentów V-Desk rozpoczęło się na początku 2006 roku. Obiegiem objęte zostały faktury oraz korespondencja przychodząca. Faktury docierające do firmy (pocztą lub dostarczane przez pracowników), są opatrywane kodem kreskowym, skanowane w oddziale (w każdym znajduje się punkt skanujący oraz czytnik kodów kreskowych), a następnie opisywane i wprowadzane do systemu. Po opisaniu tych dokumentów, są one elektronicznie przesyłane do centrali - Sekcji Likwidatury, która realizuje płatności. Później faktura trafia do akceptacji Zarządu i Działu Księgowości.

Dzięki elastyczności systemu V-Desk możliwa była integracja z systemami wewnętrznymi stosowanymi już przez EFL S.A., miedzy innymi finansowo-księgowym. Duże znaczenia miała również integracja z systemem CRM, oraz możliwość spięcia korespondencji ze sprawą (decyzją). Dokumenty Klientów rejestrowane w V-Desku są automatycznie eksportowane do systemu CRM, w którym zakładana jest sprawa. Za pomocą systemu V-Desk można również dołączyć pisma będące nawiązaniem do istniejącej już sprawy. Pozwoliło to usprawnić obsługę Klienta. Natomiast wyeliminowanie obiegu dokumentów papierowych i zastąpienie ich dokumentami elektronicznymi przyspieszyło krytyczne i standardowe procesy biznesowe.

PRAKTYKA

• Rozwiązanie dla ponad 500 użytkowników
• Łatwiejsza kontrola poprawności fv oraz płatności
• Poprawa standardu obsługi dostawcy oraz Klienta
• Łatwiejszy dostęp i zarządzanie dokumentami w firmie
• Łatwiejszy proces likwidacji FV 
• Redukcja kosztów kopiowania dokumentów
• Szybszy proces zapłaty
• Łatwiejsza analiza kosztów poszczególnych oddziałów
• Zmniejszenie czasu obiegu dokumentów