KORZYŚCI Workflow|DMS|Archiwum
V-DESK TO:
- brak problemu dokumentów zaginionych i zniszczonych
- czytelny schemat przekazywania spraw – stały monitoring procesu
- pełna i bezpieczna archiwizacja dokumentów
- skrócenie czasu obiegu dokumentów, szybkość obiegu informacji
- wyeliminowanie konieczności obiegu dokumentów papierowych
- redukcja kosztów kopiowania dokumentów
- przypisanie odpowiedzialności
Indykpol S.A.
V-Desk w Indykpol S.A.
Firma Indykpol S.A. jest największym w Polsce producentem mięsa i przetworów indyczych, a od kilkunastu lat również liderem Grupy Kapitałowej Przedsiębiorstw Drobiarskich. Dzięki ogólnopolskiej sieci dystrybucji Indykpol S.A. oferuje swoje produkty na terenie całego kraju i jest także największym eksporterem mięsa i przetworów indyczych. Obecnie, na rynku Europy zachodniej, lokuje około 30% produkcji. Akcje spółki notowane są na Warszawskiej Giełdzie Papierów Wartościowych.
Z początkiem 2009 r. firma PrimeSoft Polska zakończyła implementację systemu V-Desk w Indykpol S.A. Celem wdrożenia było zdefiniowanie oraz zamodelowanie w systemie procesu obiegu dokumentu typu faktura kosztowa.
Głównym założeniem wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów było:
- skrócenie czasu procesowania dokumentów,
- zminimalizowanie sytuacji zaginięcia dokumentu,
- stworzenie przejrzystości procesu,
- umożliwienie monitorowania „życia” danego dokumentu.
Główne funkcjonalności:
- proces obiegu faktury zakupu
- ewidencja i archiwum umów
- obustronna integracja z systemem ERP
- możliwość akceptacji przez użytkowników linii kosztowych przypisanych do odpowiednich MPKów
- możliwość opisu dokumentu pod kątem księgowym – dokument trafia do księgowości, jeżeli został w całości zaakceptowany w systemie V-Desk
- możliwość podłączania do faktury odpowiednich załączników
- możliwość automatycznego rozdzielania dokumentu do zadań
- możliwość wysłania zadania „do wiadomości”
- możliwość podczepienia nr zlecenia do odpowiedniej faktury
- możliwość powiązania faktury z umową
- możliwość ustawienia odpowiednich stawek VAT w ramach opisu merytorycznego
- pełne raportowanie oraz podstawy controllingu
Podczas wdrożenia zaimplementowano również moduł OCR: moduł automatycznie uzupełnia wartości indeksów odczytanych z obrazu dokumentu. Funkcjonalność ta przyspiesza proces wprowadzania danych o dokumencie analizując zeskanowany obraz dokumentu i uzupełniając odczytanymi wartościami pola opisujące dokument np. NIP, nr rachunku bankowego, data wystawienia faktury, kontrahent, kwota netto, kwota brutto, data wystawienia, data płatności itd.
Wdrożenie V-Desk przyśpieszyło pracę między innymi działu księgowości, udoskonaliło system raportowania i analiz, poprawiło monitoring działań, przyśpieszyło dostęp do aktualnych danych. Pojawiające się w firmie problemy mogą być w obecnej chwili łatwo i szybko diagnozowane oraz rozwiązywane, najczęściej przed tym, nim zdążą wyrządzić jakieś poważniejsze szkody.
