Korzyści workflow|DMS

Użytkownicy szybko przekonują się o korzyściach wynikających z pracy z systemem Workflow|DMS: łatwy i szybki dostęp do zgromadzonych informacji, wiarygodność informacji, efektywność działania, przejrzysty i zautomatyzowany przepływ właściwej informacji w:

• należytej kolejności,

• w ustalonym czasie,

• w odpowiednie miejsca

• w określonej formie,

...dzięki czemu każdy użytkownik unika:

• błędów,

• nieporozumień,

• opóźnień.

W ramach V-Desk Workflow|DMS system zapewnia:

Intuicyjne definiowanie procesów workflow za pośrednictwem diagramów z wykorzystaniem wcześniej zdefiniowanej struktury przedsiębiorstwa oraz ich bieżące dostosowywanie przez pracowników odpowiednio do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa.

Możliwość pracy na jednym dokumencie przez nieograniczoną liczbę użytkowników. System umożliwia wpisywanie przez użytkownika pracującego na danym dokumencie notatek, komentarzy, które widoczne są dla (lub mogą być widoczne) dla pozostałych uprawnionych użytkowników. System nie nadpisuje, ale zapisuje kolejne wersje dokumentu.

Monitoring odczytu wiadomości i załączników. System rejestruje niemalże wszystkie operacje dokonywane przez użytkownika w systemie, w tym miedzy innymi otwarcie sprawy, otwarcie dokumentu, zmiana indeksu – możliwe jest opracowanie raportów obrazujących tego typu aktywność użytkowników w systemie

Możliwość przekazanie zadań na czas nieobecności w pracy, definiowanie zastępstw, co w znaczny sposób eliminuje przestoje oraz opóźnienia w funkcjonowaniu firmy.

Automatyczny nadzór nad terminami zakończenia procesu. W systemie V-Desk można wymuszać w zależności od typu dokumentu (faktura, pismo sądowe itp.) termin zakończenia zadania.

Zaawansowane mechanizmy uprawnień. Administrator posiada możliwość zarządzania uprawnieniami, nadaje różne uprawnienia dla poszczególnych ról, użytkowników, stanowisk, indeksów itd. Istnieje wielopoziomowe nadawanie uprawnień.

Automatyczny zapis informacji o tym, kto zatwierdził dane zadanie wraz ze wskazaniem daty i godziny, możliwość anulowania wysłanego omyłkowo zadania/dokumentu przez wysyłającego oraz zwrotne odesłanie otrzymanego błędnie dokumentu do nadawcy, a także wstrzymanie (bądź wycofanie) obiegu dokumentu ze wskazaniem przyczyny, jaka wymusiła jego wstrzymanie (bądź wycofanie).

A dodatkowo:
 

• brak problemu dokumentów zaginionych i zniszczonych
• czytelny schemat przekazywania spraw – stały monitoring procesu
• pełna i bezpieczna archiwizacja dokumentów
• skrócenie czasu obiegu dokumentów, szybkość obiegu informacji
• wyeliminowanie konieczności obiegu dokumentów papierowych
• redukcja kosztów kopiowania dokumentów
• przypisanie odpowiedzialności
• minimalizacja operacji manualnych
• obniżenie liczby błędów
• minimalizacja odsetek z tytułu spóźnionych płatności
• pełen wgląd do danych historycznych
• szeroko rozwinięte raportowaniem
• szybkie szkolenie użytkowników
• zarządzanie wiedzą w skali całej firmy
• wsparcie standardów biznesowych (ISO)
• szybki i tani dostęp do informacji zarówno bieżącej jak i archiwalnej
• łatwość integracji z innymi systemami działającymi w firmie (ERP, FK...)
• możliwość korzystania z systemu z biur zewnętrznych, z domu, w podróży