PBG S.A. - Faktury
PROBLEM
Firma rocznie rejestruje kilkadziesiąt tysięcy faktur kosztowych.
Każda faktura dociera do sekretariatu (pocztą lub przez pracowników), gdzie jest rejestrowana w rejestrze faktur, następnie fizycznie przekazywana jest do działu księgowości w celu rejestracji w programie finansowo-księgowym. Stamtąd, po zarejestrowaniu, z powrotem trafia do sekretariatu. Sekretariat przekazuje odpowiednią fakturę osobom odpowiedzialnym za nią merytorycznie. Osoby te opisują fakturę tworząc tak zwany dekret kontrolingowy, następnie przekazują fakturę do osoby akceptującej - dyrektora komórki. Po uzyskaniu jego akceptacji faktura trafia ponownie do sekretariatu. Księgowość po razu drugi odbiera taką fakturę, tym razem już opisaną, wpisuje na niej dekret księgowy i wprowadza do systemu finansowo-księgowego. Faktura trafia do segregatorów, do dzialu księgowości.
Ten modelowy obieg dodatkowo rozbudowany jest o konieczność uzyskania pisemnej akceptacji innych osób w przypadku pewnych specyficznych typów faktur (np. faktury szkoleniowe, związane z BHP, z kosztami samochodów służbowych, i in.). Czasami księgowość negatywnie weryfikuje dekret kontrolingowy i konieczne jest jego poprawienie – czyli ponowne przekazanie dokumentu do osoby opisującej i konieczność uzyskania akceptacji przełożonego.
Cały ten proces trwa długo, bardzo utrudnione jest jego nadzorowanie. Trudno jest odszukać u kogo w danym momencie na biurku znajduje się konkretny dokument, istnieje ryzyko zagubienia lub zniszczenia dokumentu.
Czasochłonne jest również uzyskanie wglądu w fakturę po kilku miesiącach. Pracownicy robią więc własne kserokopie faktur i trzymają je w swoich segregatorach.
Podsumowując, można wskazać następujące problemy:
- długi czas obiegu faktury przez organizację i związana z tym możliwość przekroczenia terminów płatności
- trudność w nadzorowaniu i śledzeniu procesu
- brak możliwości sprawdzenia na jakim etapie znajduje się faktura
- możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury
- czasochłonny wgląd w fakturę
- dodatkowe koszty związane z kserowaniem
- problem z terminowością i rozliczeniem VAT
- problem z zagospodarowaniem miejsca potrzebnego na przechowywanie dokumentów w formie papierowej
ROZWIĄZANIE
Wdrożenie systemu V-Desk skutecznie wyeliminowało wszystkie problemy, które występowały w opisanym procesie.
Obecnie dokument jest w sekretariacie skanowany i dalej krąży po firmie w postaci elektronicznej. Oryginał cały czas przechowywany jest w księgowości. Nie ma możliwości jego uszkodzenia czy zagubienia. Przekazanie faktury do korekty opisu następuje błyskawicznie. Pracownik ma cały czas kontrolę, na którym etapie realizacji znajduje się "jego" faktura. Dzięki temu jest w stanie szybko odpowiadać na pytania kontrahentów z którymi współpracuje. Nie ma problemu z natychmiastowym dostępem do faktury po upływie kilku miesięcy - nie trzeba wykonywać kserokopii.
Dodatkowo system V-Desk umożliwia wszystkim użytkownikom bardzo szybkie i wygodne raportowanie danych na temat faktur, np. z określonego przedziału czasu, od określonego kontrahenta, przypisanych w określone koszty, itp. Raporty takie z reguły dostępne są tylko z poziomu programu finansowo-księgowego, z którego korzysta tylko wąska grupa pracowników księgowości. Dzięki wdrożeniu systemu V-Desk zostały także ustalone odpowiednie poziomy dostępu dla uprawnionych w firmie osób. Dzięki temu zadbano o poufność i bezpieczeństwo dokumentów. Czas obiegu dokumentów został skrócony o 50%. Jednocześnie stabilność procesu wyraźnie się poprawiła. Wszystkie cele postawione przed wdrożeniem przez Klienta, zostały osiągnięte.
PRAKTYKA
- system obiegu i archiwizacji dokumentów dla ok 1.100 użytkowników
- czas trwanie wdrożenia: 2 miesiące; początek wdrożenia – lipiec 2004, zakończenie wdrożenia - połowa września 2004
- liczba pracowników objętych systemem: ponad 10.000
- pełna archiwizacja dokumentacji przychodzącej, archiwizacja dokumentów generowanych w firmie
- zdalny dostęp do z ponad 100 lokalizacji oraz dla użytkowników mobilnych
- wymiana danych z FK, contorllingiem, systemem magazynowym, wsparcie dla raportów giełdowych, system ofertowania
- każda faktura, umowa, zamówienie jest ujęte w systemie V-Desk
- elektroniczne archiwum, zarządzanie dokumentami, elektroniczny obieg dokumentów
- obecnie w GK PBG SA istnieje ponad 50 typów obiegów oraz wyróżnionych jest w systemie V-Desk ponad 50 typów dokumentów.