PBG S.A. - Archiwizacja i obieg umów

PROBLEM

Szeroki zakres prowadzonych przez firmę PBG S.A. działalności inwestycyjnych powoduje, że rocznie zawierana jest duża ilość umów z kontrahentami.
02 lipca 2004 roku firma miała swój debiut giełdowy, w związku z tym na potrzeby Giełdy Papierów Wartościowych zaistniała konieczność centralnej ewidencji wszystkich umów i ich raportowania.

Trudnością stał się sprawny dostęp do umów przy zachowaniu maksimum bezpieczeństwa informacji, możliwość dokonywania analiz oraz terminowość raportowania.

ROZWIĄZANIE

W systemie V-Desk została stworzona centralna baza wszystkich umów zawieranych przez PBG S.A. z kontrahentami zewnętrznymi. Umowy objęte są elektronicznym obiegiem - zainteresowane osoby otrzymują skan dokumentu na swoje wirtualne biurka. Odpowiednie poziomy uprawnień, zdefiniowane przez administratora systemu, zapewniają bezpieczeństwo archiwizowanych elektronicznie dokumentów.

Zamodelowaną ścieżką obiegu umów objęte są praktycznie wszystkie działy firmy.

W każdej chwili istnieje możliwość dokonywania konsultacji, sprawdzenia gdzie i u kogo znajduje się dana umowa, ile osób i kiedy z niej korzystało. Przygotowanie raportów zewnętrznych oraz na potrzeby analiz wewnętrznych nie jest obecnie czasochłonne i w znacznym stopniu poprawia efektywność prac.