Hydrobudowa Śląsk S.A.
FIRMA
- Od 1951 roku na rynku
- Realizuje obiekty budownictwa hydrotechnicznego, inżynieryjnego i przemysłowego, remonty maszyn oraz urządzeń oczyszczalni ścieków, ujęć wodnych, zapór
- Posiada certyfikaty ISO 9001 i 14001
- Ponad 1000 pracowników
- Akcje notowane na WGPW
- W wyniku połączenia się dwóch firm: HYDROBUDOWA Włocławek S.A. oraz "Hydrobudowa Śląsk" S.A. powstała Spółka HYDROBUDOWA POLSKA S.A.
WDROŻENIE
- przedmiot wdrożenia: archiwizacja i obieg dokumentów kosztowych (proces dekretacji, akceptacji i księgowania kosztów)
- decyzja o wdrożeniu: 20. maja 2006 r.
- uruchomienie systemu: 5. czerwca 2006 r.
- ilość użytkowników: 110 pracowników, również mobilnych
Ze względu na wielooddziałowość firmy oraz liczne duże projekty prowadzone poza centralą, czas obiegu dokumentów finansowych trwał nawet kilka tygodni. Służby księgowe co miesiąc stawały przed trudnym zadaniem opracowania ich w wymaganych terminach. Kadra zarządzająca projektami miała utrudnione bieżące planowanie, a przede wszystkim śledzenie wykonania planów. Informacje te były rozproszone, zbierane często ręcznie i przetwarzane w arkuszach kalkulacyjnych. Wiarygodne dane z księgowości docierały dopiero po kilku tygodniach.
W związku z włączeniem spółki do grupy kapitałowej tworzonej wokół firmy PBG S.A. pojawił się formalny wymóg przygotowywania skonsolidowanych raportów finansowych grupy, co jeszcze bardziej skracało dozwolony maksymalny czas obiegu dokumentów w firmie Hydrobudowa Śląsk S.A.
Tradycyjny (papierowy) obieg faktur nie pozwalał na wywiązanie się z tego zadania. Podjęto decyzję o wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów.
REZULTATY
Od decyzji biznesowej do produkcyjnego uruchomienia systemu V-Desk minęły zaledwie 2 tygodnie. W ciągu następnych dni trwały szkolenia użytkowników. W systemie po okresie 20 dni od startu wdrożenia pracowało 110 pracowników Hydrobudowy Śląsk S.A. W dniu 30 czerwca 2006 r. (koniec pierwszego miesiąca objętegu wdrożeniem) Dział Księgowości i Finansów dysponował pełną informacją o dokumentach, które wpłynęły do firmy. Znaczna ich część została już zadekretowana i zaksięgowana. Menadżerowie projektów uzyskali bieżący dostęp do wiarygodnych, aktualnych danych pokazujących wykonanie budżetów.
Już pierwsze tygodnie działania systemu V-Desk pozwoliły zaobserwować pozytywne efekty. Proces obiegu faktur w Hydrobudowie Śląsk S.A. został zoptymalizowany i skrócony z dotychczasowego przedziału od 3 do 6 tygodni do 2 - 3 dni. Ma to zauważalny wpływ na jakość pracy organów zarządzających firmą oraz pozwala na świadome kształtowanie lepszych relacji z kontrahentami.