Elektroniczny obieg dokumentów

Nie oferujemy jednego, uniwersalnego produktu. Oferujemy szyty na miarę system workflow, dopasowany do potrzeb i oczekiwań Państwa firmy. Najkrócej można przedstawić go w czterech ogólnych krokach.

Skanowanie

Powstaje elektroniczna wersja dokumentu – bezpieczna i łatwa do odnalezienia w systemie.

Opis

Po wprowadzeniu do systemu dokument jest opisywany, by efektywnie funkcjonować w obiegu.

Zatwierdzenie

Osoba posiadające odpowiednie uprawnienia dokonuje weryfikacji i zatwierdzenia elektronicznego dokumentu.

Archiwizacja

Dokument zostaje umieszczony w archiwum i może być przetwarzany przez pracowników.




Zaimplementowanie systemu V-Desk pozwoli na pełną automatyzację procesu obiegu dokumentów. Proponujemy Państwu zmianę standardowego obiegu dokumentów papierowych na obieg elektroniczny. Z punktu widzenia kadry zarządzającej system umożliwi Państwu stały monitoring procesów zachodzących w firmie i ewentualną identyfikację zjawisk niepożądanych, mogących negatywnie wpłynąć na działanie firmy. Pracownik natomiast uzyska czytelność w identyfikowaniu własnych zadań wraz z harmonogramem ich realizacji oraz określeniem priorytetu.

Z punktu widzenia całej firmy powyższa zmiana oznacza usprawnienie i przyśpieszenie pracy wielu użytkowników. Elektroniczny obieg dokumentów sprawia, że są one automatycznie kierowane do wybranych użytkowników, jak i do archiwum. Konkretne zadania do wykonania trafiają we właściwym czasie do odpowiednich na danym etapie realizacji pracowników. Wraz z zadaniem do wykonania, pracownik otrzymuje także niezbędne mu do jego realizacji dokumenty i informacje. Przekazywanie i archiwizacja dokumentów odbywa się w formie elektronicznej. Zyskuje się łatwy, szybki i skuteczny dostęp do archiwum. Można prześledzić procesy decyzyjne związane z wybranym dokumentem oraz uzyskać pełną kontrolę nad przepływem dokumentu.

Dokumenty w postaci elektronicznej nie wymagają fizycznego kopiowania, magazynowania i transportu. Ponadto, gwarantują pełniejszą kontrolę nad przepływem informacji i zapewniają ich większe bezpieczeństwo. System V-Desk kontroluje poprawność wprowadzanych informacji, jak i samego przebiegu przydzielonych użytkownikom zadań, informując wyznaczone osoby o wszelkich nieprawidłowościach. Przełożony w każdej chwili może sprawdzić, na jakim etapie dane działanie jest wykonywane i przez kogo. Dzięki temu wie, które zadania są najbardziej pracochłonne lub sprawiają najwięcej trudności.

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia:

  • zwiększenie kontroli nad dostępem do dokumentów zarówno w formie papierowej (oryginał nie będzie musiał krążyć wśród pracowników), jak i elektronicznej (ściśle ustalone reguły odczytu i modyfikacji informacji);
  • prowadzenie pełnej ewidencji wyświetleń dokumentu, odczytu informacji oraz zmian wprowadzonych przez pracowników;
  • likwidację archiwów lokalnych – lokalnych kopii dokumentów;
  • generowanie aktualnych raportów obejmujących dowolne dane dostępne w systemie;
  • ograniczenie kosztów związanych z prowadzeniem oddzielnych rejestrów korespondencji, wykonywaniem kopii dokumentów, czasem pracowników poświęconym na przekazywanie oryginałów, itd.

Planowaną pośrednią korzyścią z przeprowadzenia projektu, będzie posiadanie przez firmę systemu elektronicznego archiwum i obiegu dokumentów V-Desk, który będzie mógł być wykorzystany dla optymalizacji kolejnych procesów w Państwa firmie.

Klienci Primesoft Polska