Klienci

Listy referencyjne od Klientów są dla nas największym dowodem uznania – dla Państwa zaś mogą stać się najlepszą rekomendacją.

Branże

Rolno-Spożywcza

Rolno-Spożywcza

„Kontrola jakości i aktywne planowanie”

Istotą branży rolno-spożywczej jest konieczność dynamicznego i zarazem dokładnego planowania zaopatrzenia w surowce, a także pełna kontrola jakości w całym łańcuchu dostaw. Wymaga to od producentów nie tylko umiejętnego zarządzania technologiami produkcyjnymi, ale także zagwarantowania bezpieczeństwa produktów, zgodnie z najwyższymi, wymaganymi normami.

Tylko sprawdzony system obiegu dokumentów zapewni obsługę zakupów i usprawni zarządzanie ewidencją i rozliczeniem dostaw.

Budowlana

Budowlana

„Organizacja i kontrola na każdym etapie projektu”

Tylko pełna kontrola nad dokumentacją projektową, niezależnie od etapu realizacji budowy, pozwala zwiększać efektywność przedsięwzięcia, ograniczając przy tym ryzyko i zwiększając przewagę konkurencyjną. Dla firm z branży budowlanej jest to szczególnie istotne z uwagi na konieczność śledzenia wydatkowania poszczególnych inwestycji i terminowość realizacji kontraktów.

Właściwa organizacja i bezproblemowy obieg dokumentów finansowych, zakupowych czy umów, to kluczowe elementy efektywnej współpracy z konsorcjantami i podwykonawcami.

Usługi i transport

Usługi i transport

„Klient najważniejszym ogniwem”

Terminowość i kontrola jakości wykonywanych usług, to elementy mające znaczący wpływ na relacje z klientem. Przy tak dynamicznie zmieniającym się rynku i stale rosnących potrzebach, prawidłowe zarządzanie dokumentacją wpływa zarówno na planowanie, jak i na realizację czynności związanych z utrzymaniem czy serwisem.

Zachowanie właściwego porządku w dokumentacji i systemowe wsparcie jej obiegu, pozwala skutecznie optymalizować cykl obsługi klienta.

 

Finansowa

Finansowa

„Bezpieczeństwo kluczem do sukcesu”

Wiarygodność i gwarancja bezpieczeństwa to największe wartości instytucji zaufania publicznego, jak banki czy instytucje finansowe. Z uwagi na duży dynamizm, charakterystyczny dla tego sektora rynku, ich priorytetem jest możliwość szybkiego dostosowywania produktu do indywidualnych oczekiwań i potrzeb klienta. Ma to szczególny wpływ na zwiększanie konkurencyjności na rynku.

Właściwy nadzór i zarządzanie obiegiem informacji, przełoży się nie tylko na skrócenie czasu obsługi klienta, ale pozwoli także zapewnić pełną ochronę danych osobowych.

Produkcyjna

Produkcyjna

„Od planowania, po obsługę i kontrolę procesów”

Planowanie realizacji, obsługa zaawansowanych procesów, czy wreszcie kontrola dostępności zasobów to kluczowe aspekty branży produkcyjnej. Z uwagi na specyfikę branży, kompleksowość i elastyczność są w tym przypadku najistotniejsze. Dlatego tak ważny jest sam proces obiegu informacji – zarówno w kwestii ewidencji (dostawców czy wyrobów), ale także z uwagi na możliwość oceny działań na każdym etapie realizacji.

Tylko sprawna komunikacja między działami pozwoli efektywnie skrócić cykl i zwiększyć jego skuteczność.

Handlowa

Handlowa

„Rozumiemy potrzeby handlu”

Doskonale wiemy, że w branży handlowej liczy się przede wszystkim satysfakcja i zaufanie klienta, o które trzeba zabiegać każdego dnia. Dlatego tak ważne jest, by na tle konkurencji wyróżnić się wysokim standardem obsługi. Doświadczenie pokazuje jak wielkie znaczenie ma właściwe zarządzanie dokumentami, zwłaszcza tymi, które związane są z obsługą zakupów i prowadzeniem gospodarki magazynowej.

Sprawny obieg dokumentów pozwala osiągać lepsze wyniki i przyczyniać się do większej satysfakcji ze strony konsumentów – przekonali się o tym nasi Klienci.

Pozostałe

Pozostałe

Wiemy, że w biznesie liczą się efekty. Współczesne przedsiębiorstwa potrzebują wyłącznie rozwiązań, które skutecznie wspierają biznes. Oszczędność czasu, optymalizacja kosztów, czy wzrost wydajności przedsiębiorstwa to tylko przykładowe korzyści płynące z wdrożenia naszych rozwiązań.

Jeśli żadna z opisanych branż nie pasuje do profilu Państwa działalności - zapraszamy do kontaktu. Jesteśmy do Państwa dyspozycji i oferujemy pełne wsparcie profesjonalistów.

Case Study

Nasi klienci przekonali się jak wiele korzyści oferuje im V-Desk – kompleksowe rozwiązanie pozwalające na zarządzanie procesami biznesowymi. Chętnie dzielimy się z Państwem naszą wiedzą i doświadczeniem w case study.

Inchcape Motor Polska Sp. z o.o.

O firmie

Inchcape Motor Polska to wiodący dealer pojazdów marki BMW oraz MINI. Należy do światowej Grupy Inchcape, która w Europie i poza nią współpracuje z czołowymi producentami i dystrybutorami branży motoryzacyjnej. Firma obecna jest także na rynkach Dalekiego Wschodu, gdzie zajmuje się sprzedażą takich marek jak Toyota/Lexus, Suzuki, Mazda czy Jaguar.

Obszary wdrożenia

Głównym celem wdrożenia V-Desk w Inchcape Motor Polska była szeroko rozumiana automatyzacja procesów biznesowych firmy. Wdrożono elektroniczny obieg dokumentacji (faktur, zamówień, umów, zleceń serwisowych czy nowych dostawców) wraz z modułem elektronicznej kancelarii. Implementacja objęła także obszar procesowania i kontroli projektów związanych z generowaniem kosztów. Warto nadmienić, że V-Desk zintegrowany został z systemem DMS Incadea Navision.

Użytkownicy

Na chwilę obecną z systemu korzysta 50 użytkowników (zlokalizowanych w siedzibie głównej w Warszawie oraz we Wrocławiu), jednak już teraz planowana jest rozbudowa o kolejne procesy, tak aby docelowo objąć w 90% obsługę administracyjną firmy.

ATUT RENTAL Sp. z o.o.

O firmie

ATUT RENTAL Sp. z o.o. od niemal 25 lat kompleksowo obsługuje klientów w zakresie wynajmu, sprzedaży oraz serwisu sprzętu budowlanego. Obecnie posiada 15 oddziałów w największych miastach Polski.

Obszary wdrożenia

Kluczowym celem wdrożenia V-Desk było usprawnienie komunikacji i przepływu dokumentów pomiędzy oddziałami oraz centralizacja funkcji biznesowych. Implementacją objęty został przede wszystkim obszar dokumentów zakupowych (zapotrzebowania, zamówienia, faktury).

Dzięki zastąpieniu papierowej wersji dokumentów elektroniczną, uzyskano krótszy czas ich obiegu i trwale obniżono koszty związane z ich obsługą.

Wszystko to przełożyło się na ułatwienie i szybszy dostęp do dokumentów archiwalnych oraz podniosło bezpieczeństwo archiwizowanych danych.

Integracja V-Desk z systemem magazynowym (z którego pobierana jest między innymi baza artykułów) oraz finansowo-księgowym, pozwoliła zautomatyzować procesy związane z zakupami i rozliczeniami.

Użytkownicy

Z systemu korzystają pracownicy wszystkich 15 oddziałów na terenie całej Polski.

 

MTP Sp. z o.o.

O firmie

W gronie naszych Klientów nie brak prestiżowych spółek – jedną z nich są Międzynarodowe Targi Poznańskie, lider polskiego przemysłu targowego. MTP Sp. z o.o. posiadają ok. 60 % udziałów w rynku targowym w Polsce i są pierwszym organizatorem targów w Europie Środkowo-Wschodniej. Dysponują największą w Polsce infrastrukturą targową i konferencyjną - posiadają 16 klimatyzowanych pawilonów o wysokim standardzie i dużej powierzchni (ponad 110 tys. mkw. w halach wystawienniczych i prawie 35 tys. m kw. terenu otwartego) oraz 81 nowoczesnych sal konferencyjnych.

Obszary wdrożenia

System V-Desk wdrożony został w kilku etapach. Pierwszy objął dokumentację związaną z fakturą zakupową (umowy, zamówienia zakupu, faktury zakupowe itp.). Dodatkowo, w celu zoptymalizowania procesowania wybranych typów dokumentów, wykorzystano OCR (moduł rozpoznawania treści).

Kolejnymi obszarami wdrożenia były procesy ITIL (zarządzanie incydentami, problemami, uprawnieniami) oraz obszar rezerwacji obiektów targowych i zarządzania nimi.

Ostatni etap wdrożenia dotyczył procesów przetwarzania danych osobowych. Celem tego wdrożenia było zapewnienie zgodności przetwarzania danych z wytycznymi GIODO oraz ustawy o komunikacji elektronicznej. W tym procesie kluczową role odgrywają mechanizmy skanujące V-Desk, dzięki którym po zeskanowaniu i OCR-owaniu dokumentów, możliwe jest ich udostępnianie kolejnym systemom.

Użytkownicy

Użytkowanie systemu rozpoczęto od 20 tys. dokumentów, w miarę wdrażania kolejnych modułów liczba przetwarzanych dokumentów rosła, aż do 150 tys. na koniec 2014 roku.

 

Herbapol Lublin S.A.

O firmie

Przedsiębiorstwo Herbapol jest liderem na polskim rynku w produkcji herbat, ziół oraz syropów. Swoją działalność rozpoczęło w 1951 roku. Lata doświadczeń przyczyniły się do przekształcenia lokalnej firmy Herbapol Lublin w największą grupę zielarską w kraju – nowoczesną, ale jednocześnie zakorzenioną w tradycji. Wysoką jakość produktów potwierdzają zdobywane przez firmę prestiżowe nagrody i certyfikaty.

Obszary wdrożenia

Obszar prac wdrożeniowych objął szeroki zakres, wśród którego znalazła się między innymi implementacja takich procesów jak: elektroniczny obieg faktur, proces obiegu zamówień, repozytorium umów. Elektroniczny system obiegu dokumentów zapewnia również możliwość tworzenia i akceptacji zamówień w oparciu o dostępne budżety w ERP MS Dynamics. Integracja ta przyczyniła się do poprawy efektywności procesów biznesowych oraz płynnego przepływu informacji pomiędzy różnymi obszarami w Herbapol Lublin S.A.

Wdrożenie zoptymalizowało również obsługę elektronicznych wniosków urlopowych. Podczas implementacji pomyślano także o pracownikach, którzy nie mają dostępu do komputerów (szczególnie pracownicy hal produkcyjnych), mogą oni korzystać z systemu workflow V-Desk za pośrednictwem specjalnych kiosków informacyjnych. Rozwiązanie to pozwala użytkownikom systemu zarządzania dokumentami na składanie w dowolnym momencie wniosków o urlop, weryfikowanie limitu i stanu wykorzystanego już urlopu.

Użytkownicy

System workflow V-Desk wdrożony został w głównym zakładzie spółki Herbapol w Lublinie oraz w warszawskim oddziale. Elektroniczny obieg dokumentów usprawnia pracę blisko 150 pracowników biurowych oraz kilkuset pracowników produkcyjnych.

 

home.pl

O firmie

Największy dostawca usług internetowych istnieje na rynku od 1997 roku. Specjalizuje się w rejestracji domen internetowych, hostingu serwisów WWW, utrzymaniu kont poczty elektronicznej oraz udostępnianiu aplikacji biznesowych przez Internet. Lider w branży IT funkcjonuje na terenie Europy Środkowo-Wschodniej.

Obszary wdrożenia

Firma home.pl zdecydowała się na wybór systemu DMS ze względu na potrzebę wdrożenia elastycznego narzędzia dostosowującego się do zmieniających się warunków rynkowych. Workflow V-Desk zoptymalizował obieg następujących typów dokumentów: faktur, zapotrzebowań oraz zamówień. Wdrożono również repozytorium umów. Zaimplementowane obiegi przyczyniły się do skrócenia czasu realizacji poszczególnych procesów zachodzących w home.pl.

Implementacja systemu workflow objęła także obszar budżetów, umożliwiając użytkownikom systemu elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk szybką weryfikację i kontrolę wydatków na każdym etapie projektu. W ramach prac wdrożeniowych zintegrowano również system zarządzania dokumentami z użytkowanym przez home.pl systemem „Symfonia”, z którego pobierane są m.in. słowniki opisu faktur i baza dostawców.

Wdrożony system workflow umożliwia home.pl łatwą rejestrację dokumentów oraz szybką ich akceptację i archiwizację.

Użytkownicy

Firma zdecydowała się optymalizować procesy dzięki systemowi DMS w 4 spółkach.

 

Indykpol S.A.

Jednym z dobrych przykładów obrazującym praktyczne wykorzystanie e-faktury w połączeniu z systemem elektronicznego obiegu dokumentów może być wdrożenie oprogramowania V-Desk firmy PrimeSoft Polska Sp. z o. o. w Indykpol S.A.

Firma Indykpol S.A., jako innowacyjne przedsiębiorstwo, zdecydowała się na pełną eliminację papierowego obiegu faktur. Decyzja taka podyktowana była faktem otrzymywania comiesięcznie bardzo dużej ilości dokumentów papierowych, co po obu stronach (kontrahent-odbiorca) generowało ogromne koszty, które, jak się okazało z czasem, można było w bardzo prosty sposób wyeliminować. Faktury dostarczane za pośrednictwem firm kurierskich często trafiały do przedsiębiorstwa nieregularnie, a czas opisywania dokumentów był na tyle długi, że w efekcie pojawiał się problem z terminowym regulowaniem należności oraz ich rozliczaniem. Uporządkowanie faktur i ich archiwizacja, terminowe ich opisanie oraz zarządzanie dostępem do dokumentów, generowały coraz większe koszty i pochłaniały wiele czasu.

Firma zdecydowała się na wdrożenie systemu zarządzania obiegiem dokumentów V-Desk.

Wdrożenie poprzedzono wnikliwą analizą potrzeb przedsiębiorstwa. Analiza wykazała, że obieg faktur przechodził przez wiele etapów, co znacząco wydłużało ich czas dotarcia do księgowości.

 

Rozległy przepływ dokumentów w formie papierowej generował wiele pomyłek, a proces opisu dokumentów trwał bardzo długo. Analiza pozwoliła określić główne problemy w procesie obiegu faktury i wskazała narzędzia do ich rozwiązania, ponadto pozwoliła na ustalenie ilości użytkowników systemu oraz wskazała niezbędne do uruchomienia systemu warunki techniczne.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów objęło następujące elementy:

  1. Moduł masowego skanowania - Moduł współpracujący z oprogramowaniem urządzeń skanujących, który umożliwił bezobsługowe skanowanie paczek dokumentów, przekazanie ich do modułu rozpoznawania kodów kreskowych i zapisanie w systemie.
    Funkcjonalności pozwala na jednoznaczną identyfikację rekordu dokumentu w bazie danych i powiązanie z nim skanowanego obrazu. Komunikacja z systemem V-Desk została oparta na technologii Webservices.

  2. Moduł kodów kreskowych - W celu ułatwienia i usprawnienia pracy osobom rejestrującym dokumenty, wykorzystano moduł obsługi kodów kreskowych. Po zeskanowaniu system automatycznie rozpoznaje dokument i podpina jego obraz w procesie skanowania. Kody kreskowe stanowią numer identyfikacyjny każdego dokumentu oraz zawierają informację dotycząca osoby rejestrującej, a także datę rejestracji. Stanowią alternatywę dla tzw. Pieczątki „wpłynęło”. Kody kreskowe ułatwiają także archiwizację papierową dokumentów oraz usprawniają proces wypożyczeni oryginałów.

  3. Moduł OCR (ang. Optical Character Recognition) - Moduł automatycznie uzupełnia wartości indeksów odczytanych z obrazu dokumentu. Przyspiesza proces wprowadzania danych o dokumencie analizując zeskanowany obraz dokumentu i uzupełniając odczytanymi wartościami pola opisujące dokument np. NIP, nr rachunku bankowego, data wystawienia faktury, itd.

  4. Moduł Workflow – Intuicyjne projektowanie procesów w formie graficznej za pośrednictwem diagramów z wykorzystaniem wcześniej zdefiniowanej struktury przedsiębiorstwa oraz bieżące dostosowywanie przez pracowników odpowiednio do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa. Wizualizacja przebiegu procesu umożliwia zorientowanie się, w którym etapie procesu aktualnie znajduje się zadanie i jaka ścieżka jeszcze przed nim. Dokumenty w wersji elektronicznej przekazywane są na "wirtualne biurka pracowników”. Ten sam dokument może jednocześnie być analizowany przez dowolną ilość pracowników bez konieczności wykonywania kserokopii. System dba o terminowość wykonania zadań i informuje o wszystkich opóźnieniach. Każdy pracownik dysponuje własnym terminarzem, gdzie widzi wszystkie zlecone mu zadania. System podpowiada zamodelowaną ścieżkę obiegu zadania - dokumentu. Kierownictwo, jak i pracownicy, mają graficzny podgląd obiegu dokumentów. Wizualizacja przebiegu procesu umożliwia intuicyjne zorientowanie się, w którym etapie procesu aktualnie znajduje się dokument i jaka ścieżka jeszcze jest przed nim.

  5. Moduł Integracja – Moduł dzięki elastyczności systemu umożliwia obustronną integrację z funkcjonującymi już w przedsiębiorstwie systemami. Dzięki wykorzystaniu modułu powstała ścieżka wymiany informacji pomiędzy platformą V-Desk, a systemem finansowo-księgowym. Użytkownicy uzyskali możliwość akceptacji linii kosztowych przypisanych do MPKów oraz opisu dokumentu pod kątem kosztowym.

  6. Moduł raportów i statystyk - Moduł posiada wbudowane i aktualizowane automatycznie statystyki, które pozwalają kontrolować funkcjonowanie procesów oraz porównywać czas realizacji zadania przez pracowników. Dodatkowo, moduł pozwala na zaimplementowanie raportów monitorujących. Rejestruje niemalże wszystkie operacje dokonywane przez użytkownika w systemie, w tym miedzy innymi otwarcie dokumentu, zmiana indeksu itp. Moduł posiada też zaszytą funkcjonalność śledzenia tzw. „martwych ruchów” oraz możliwość „alertowania” o takim działaniu. Dla danego raportu mogą zostać przypisane odpowiednie uprawnienia, raporty są aktualizowane „on line”. System umożliwia również automatyczne wysyłanie określonych raportów w formie informacji e-mailowych – w takim przypadku z raportów mogą korzystać nawet osoby nie posiadające loginu w systemie.

 

Innowacyjność firmy Indykpol S.A. poprowadziła wdrożenie jeszcze dalej o kolejny krok. Podjęto decyzję o wdrożeniu w przedsiębiorstwie faktury w formie elektronicznej.

Generowane faktury w formie elektronicznej udostępniane są za pośrednictwem aplikacji webowej i automatycznie zasysane do systemu zarządzania obiegiem dokumentów
V-Desk. System V-Desk stał się ogniwem spajającym platformę e-fakturowania z systemem finansowo-księgowym wykorzystywanym przez Indykpol, umożliwiającym opisanie elektronicznych faktur, ich akceptację oraz przesłanie do systemu księgowego. Zastosowanie systemu V-Desk oraz elektronicznej faktury przyspieszyło pracę nie tylko działu księgowego, ale całego przedsiębiorstwa. Wskazany w analizie proces obiegu faktur skrócono do trzech etapów.


V-Desk umożliwił pełen monitoring działań w przedsiębiorstwie raportując czas przebiegu procesu, czy przypisanie osób odpowiedzialnych za dany proces/zadanie. Zastosowanie nowoczesnej technologii pomogło uporządkować dokumenty w przedsiębiorstwie oraz zapewniło stały dostęp do nich. Tworzenie raportów, odnajdowanie dokumentów i przede wszystkim zabezpieczenie ich przed niepowołanymi osobami, nie sprawia już problemu.

Podsumowując zalety elektronicznego obiegu dokumentów oraz wykorzystania e-faktury nie możemy zapomnieć o aspekcie oszczędności zarówno materiałów drukarskich, jak i czasu oraz pracy poświęconej na proces przygotowania i wysyłki.

Elektroniczna faktura i często idący za nią system elektronicznego obiegu dokumentów znacznie usprawniają prace przedsiębiorstwa i co istotne pozwalają uniknąć pomyłek oraz zaginięć w procesie przetwarzania dokumentów. Taki sposób obiegu dokumentów pozwala również na łatwiejszą archiwizację i stały dostęp do dokumentu.
E-faktury znacznie szybciej docierają do odbiorców, a ci z kolei mają możliwość automatycznego regulowania należności za pośrednictwem workflow, który umożliwia szybki oraz sprawny opis i akceptację faktur oraz ich eksport do systemu finansowo – księgowego.

Z punktu widzenia kadry zarządzającej takie podejście pozwoliło w firmie Indykpol S.A. na stały monitoring procesów zachodzących w firmie i ewentualną identyfikację zjawisk niepożądanych, mogących negatywnie wpłynąć na działanie firmy. Pracownicy natomiast uzyskali czytelność w identyfikacji własnych zadań wraz z harmonogramem ich realizacji oraz określeniem priorytetu.

 

Boczny boks zalety elektronicznej faktury:

  • E-faktury dostarczane są na czas

  • Okres księgowania skrócony do 70%

  • Zminimalizowanie błędów związanych z księgowaniem

  • Redukcja kosztów przesyłek kurierskich

  • Szybkie wyszukiwanie

  • Przyspieszenie procesu rozliczenia należności

  • Brak zagubienia dokumentu

  • Bezpieczeństwo, backup danych​​

Klienci Primesoft Polska