Wdrożenie w Elektrometal S.A.
Elektrometal S.A. jest firmą zajmującą się projektowaniem i produkcją urządzeń, głównie dla górnictwa i gazownictwa z zakresu automatyki, komunikacji, oświetlenia, energetyki i gazownictwa.
Głównym motywem uruchomienia projektu jest poprawa procesu rejestracji, akceptacji i księgowania dokumentów finansowych oraz rozszerzenie funkcjonalności kontrolingowej wykorzystywanej obecnie.
Firma posiada wdrożony system zarządzania przedsiębiorstwem, gdzie w szczególności wykorzystywane są moduły: finanse, gospodarka magazynowa i sterowanie produkcją.
Dodatkowo, w obszarze budżetowania, firma korzysta z systemu controllingowego.
Główne powody niezadowolenia z papierowego obiegu dokumentów:
· tradycyjny, „papierowy” obieg dokumentów – generowanie dodatkowych kosztów, wydłużenie czasu obiegu;
· problem z dostępem, zarządzaniem i kontrolą dokumentacji projektów;
· brak dostępu do aktualnego stanu wykorzystania budżetu projektów;
· wyszukiwanie dokumentów w rejestrach i udostępnianie ich z segregatorów;
· brak dostępu do dokumentów spoza biura.
Wśród bezpośrednich korzyści wynikających z wdrożenia systemu V-Desk, można wymienić:
- wyeliminowanie tradycyjnego, „papierowego” obiegu dokumentów wymagającego przesyłania oryginałów lub kserokopii dokumentów pomiędzy komórkami i pracownikami i zastąpienie go obiegiem elektronicznym;
- utworzenie spójnego interfejsu pozwalającego na dostęp, zarządzanie i kontrolowanie wszystkich dokumentów związanych z danym projektem;
- zwiększenie kontroli nad aktualnym wykorzystaniem budżetów projektów prowadzonych w firmie;
- łatwe i szybkie przeszukiwanie archiwum dokumentów rejestrowanych w systemie według wszystkich pól opisowych;
- udostępnienie zdalnego dostępu do systemu z zachowaniem odpowiednich norm bezpieczeństwa.
Wdrożenie systemu, oprócz powyższych punktów krytycznych, pozwoliło również na:
- zwiększenie kontroli nad dostępem do dokumentów zarówno w formie papierowej (oryginał nie będzie musiał krążyć wśród pracowników) jak i elektronicznej (ściśle ustalone reguły odczytu i modyfikacji informacji);
- prowadzenie pełnej ewidencji wyświetleń dokumentu, odczytu informacji oraz zmian wprowadzonych przez pracowników;
- likwidację archiwów lokalnych – lokalnych kopii dokumentów, niezinwentaryzowanych i źle zabezpieczonych;
- generowanie aktualnych raportów obejmujących dowolne dane dostępne w systemie;
- ograniczenie kosztów związanych z prowadzeniem oddzielnych rejestrów korespondencji, wykonywaniem kopii dokumentów, czasem pracowników poświęconym na przekazywanie oryginałów, itd.
Planowaną pośrednią korzyścią z przeprowadzenia projektu jest posiadanie przez firmę systemu elektronicznego archiwum i obiegu dokumentów V-Desk, który będzie mógł być wykorzystany dla optymalizacji kolejnych procesów w firmie.
