BAR, marzec 2009 Obieg dokumentów

Jak zarobić na kryzysie?

W ostatnim czasie najgorętszym tematem jest globalny kryzys. Wszyscy zastanawiają się nad jego skutkami, liczą straty, boją się utraty swoich firm, niekorzystnych inwestycji. Czy kryzys to faktycznie jedynie zagrożenia i straty? A może warto jednak uciąć te dyskusje i spojrzeć na pozytywną stronę (ponieważ taka również istnieje) i zastanowić się nad innymi pytaniami: Czy na kryzysie można zarobić? Czy kryzys to szansa i możliwość rozwoju? W trudnych czasach lepiej szukać wyzwań i okazji, niż obawiać się zagrożenia i postępować zachowawczo. Trzeba się tylko wykazać odwagą i talentem do znajdowania nowatorskich rozwiązań, czyli wykazać się kreatywnością. Jedni na kryzysie stracą, a inni zyskają.
Kluczowe znaczenie ma w tym momencie szukanie rozwiązań pozwalających zaoszczędzić gromadzone zasoby, stąd rozważnym będzie inwestowanie w odpowiednie rozwiązania informatyczne, wspomagające uchwycenie i zredukowanie kosztów firmy oraz jej wydatków. W dobie kryzysu należy działać w sposób przemyślany, każdy pomysł, który obniży koszty działalności oraz pozwoli zaoszczędzić, zostanie przyjęty z entuzjazmem przez kadrę zarządzającą.Kryzys jest najlepszym czasem na nową inicjatywę, a może nawet na zdobycie przewagi konkurencyjnej, dlatego firmy powinny skupić się na zarabianiu oraz na transformacji wewnętrznej, prowadzącej do usprawnienia jej organizacji.
Aby moc mówić o możliwościach zarobienia na kryzysie, musimy zastanowić się nad narzędziem, które pozwoli na bieżąco kontrolować słuszność podejmowanych decyzji oraz dostarczać różnym szczeblom wieloprzekrojowych informacji niezbędnych w zarządzaniu przedsiębiorstwem.
Kluczowym narzędziem do osiągnięcia powyższego celu stają się systemy klasy workflow/DMS służące gromadzeniu i wykorzystaniu odpowiedniej informacji w firmie i poza nią, jednocześnie podnoszące wydajność procesów biznesowych. Każdy wdrożony system workflow/DMS może pełnić funkcję centrum zarządzania wiedzą.

Obecnie na rynku oferowane są rozwiązania zarządzania procesami, które stają się systemami kontroli przepływu informacji, zapewniającymi stały monitoring procesów zachodzących w firmie oraz dentyfikację zjawisk niepożądanych, mogących negatywnie wpłynąć na działanie przedsiębiorstwa.
Z punktu widzenia kadry zarządzającej, rozwiązania te powinny pełnić rolę kompleksowych narzędzi posiadających rozbudowane mechanizmy raportowania oraz możliwości wyciągania wielu informacji
z baz różnych systemów. Systemy workflow/DMS obecnie stają się firmową bazą wiedzy, z której korzystają wszyscy pracownicy, są najaktualniejszym źródłem informacji o finansach przedsiębiorstwa na poziomie operacyjnym, zapewniają również możliwość obniżenia kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz przyczyniają się do optymalizacji pracy, a co za tym idzie, zwiększają wydajność i efektywność firmy, Ciężkie czasy nie sprzyjają, co prawda realizacji inwestycji IT, lecz pieniądze przeznaczone na dobre rozwiązanie zwrócą się w postaci lepszych efektów.
Niekiedy istnieje jeszcze przekonanie, że wdrożenie systemu workflow/DMS nie przekłada się na korzyści, które można by wyrazić w pieniądzu. Inwestycję w tego typu system, traktuje się często, raczej jako zbędną, nie wiążąc z nią nadziei na zwiększenie efektywności działania. Jednak w praktyce okazuje się, iż jest to błędne myślenie.

Obecnie, wśród kadry zarządzającej, rośnie świadomość istoty dostępu do informacji i jej obiegu, a także konieczności dostarczenia pracownikom narzędzi wspierających jej gromadzenie i odpowiednie wykorzystanie. Samo gromadzenie informacji nie gwarantuje firmie sukcesu. Dopiero wiedza odpowiednio zebrana, wyselekcjonowana, dostępna i dostarczona na czas, jest przydatna w zarządzaniu firmą. Informatyzacja w obszarze automatyzacji procesów biznesowych przynosi wielu firmom pieniądze w formie dużych oszczędności oraz buduje poważną przewagę konkurencyjną. Możemy posłużyć się prostym przykładem: CZAS. Staje się on podstawowym miernikiem wyceny korzyści biznesowych. Skoro czas wysoko wykwalifikowanej kadry kosztuje, to właśnie tutaj musimy szukać oszczędności oraz możliwości zarobienia pieniędzy. Redukcja czasu zarządzania procesami biznesowymi jest niewątpliwie jednym z najważniejszych czynników, który przekłada się na wzrost konkurencyjności. Poza uzyskaniem większej wydajności działania obszaru, w którym dany proces jest wykorzystywany, uzyskuje się także efekty znacznego obniżenia kosztów, między innymi poprzez zmniejszenie zaangażowania personelu w niektóre zadania procesu. Dzięki temu możemy swobodniej zarządzać zasobami ludzkimi i efektywniej je alokować. Klarowne reguły, na których opiera się system workflow/DMS oraz możliwość szybkiej identyfikacji wąskich gardeł i zjawisk niepożądanych, to również ważne czynniki redukcji kosztów. Zyskujemy aktywny, przejrzysty i zautomatyzowany przepływ właściwej informacji w należytej kolejności, w ustalonym czasie, w odpowiednie miejsca i w określonej formie. Dzięki sprawnej i szybkiej wymianie informacji między uczestnikami procesu, na każdym jego etapie, unikamy błędów, nieporozumień i opóźnień, co szybko przekłada się na poprawę alokacji zasobów, redukcję czasu wykonania i obniżenie kosztów procesu. Można pokusić się również o kwestię związaną z redukcją kosztów administracyjnych, kosztów związanych z wydajnością i kontrolą realizowanych zadań czy zachowaniem bezpieczeństwa informacji.

Ocena efektywności wykorzystania rozwiązań workflow/DMS możliwa jest w momencie kiedy stają się one nieodzownym narzędziem codziennej pracy. Kryzys to dobry czas, by wdrażać innowacyjne rozwiązania, ugruntowywać wartości firmowe, podnosić poziom wewnętrznego funkcjonowania organizacji. Warto postawić na dobre rozwiązania informatyczne, które pomogą wzmocnić siłę biznesową, szczególnie teraz, w czasach, gdy inni zastanawiają się jak ograniczyć wydatki firmy.

pobierz artykuł [pdf]