Faktura w nowym świetle

Elektroniczny dokument w nowym świetle
Wychodząc naprzeciw potrzebom podmiotów gospodarczych Minister Finansów wydał rozporządzenie, w którym określił sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, tryb przechowywania takich faktur oraz tryb udostępniania ich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Czym jest faktura elektroniczna
Faktura elektroniczna (e-faktura) to dokument w formie elektronicznej, który zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, zrównuje się prawnie z fakturą tradycyjną, czyli papierową.
Bardzo istotnym jest fakt, że zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego, faktura przesłana w formie elektronicznej, a następnie wydrukowana u odbiorcy nadal może być traktowana jako faktura tradycyjna.

Dla kogo faktura elektroniczna
E-faktura to forma dokumentu, z której korzystać może w zasadzie każdy przedsiębiorca. Istnieje jednak ważne obostrzenie dotyczące stosowania tej formy dokumentacji. Przed wystawieniem e-faktury należy uzyskać zgodę od kontrahentów na otrzymywanie faktury w formie elektronicznej. Wystawianie i przesyłanie e-faktur można rozpocząć już na dzień po dokonaniu akceptacji przez odbiorcę. Działa to również w odwrotną stronę – cofnięcie akceptacji otrzymywania e-faktury obowiązuje na dzień po dniu, w którym otrzymamy powiadomienie od odbiorcy.
Zarówno faktury VAT, jak i duplikaty faktur oraz faktury korygujące mogą być przekazywane w formie elektronicznej.

Jak przechowywać e-faktury
E-faktury muszą być przechowywane przez wystawcę i odbiorcę w sposób umożliwiający natychmiastowy i ciągły dostęp do nich organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej. Przede wszystkim muszą one mieć możliwość ich wydrukowania. E-faktury powinny być przechowywane w formie elektronicznej, w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność ich treści i czytelność przez cały okres ich przechowywania, czyli przez 6 pełnych lat następujących po roku ich wystawienia.
Faktury powinny być przechowywane na terenie Rzeczpospolitej Polskiej. Istnieje również możliwość przechowywania faktur elektronicznych w innym państwie członkowskim UE, ale pod warunkiem uprzedniego, pisemnego poinformowania o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w sprawach podatku akcyzowego.


Kontrola E-faktur
Podobnie jak w przypadku faktury papierowej musimy być przygotowani na ewentualną kontrolę organów podatkowych oraz skarbowych. W przypadku kontroli mamy obowiązek umożliwić organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej natychmiastowy (bez zwłoki), pełny (bez wyjątków) i ciągły (bez przerw) dostęp drogę elektroniczną do faktur;
umożliwić udokumentowany pobór i odczyt e-faktur przez te organy (czyli np. udostępnić komputer, ewentualnie łącze do Internetu, i oprogramowanie niezbędne dla obsługi
e-faktur); udostępnić tym organom dane dotyczące autentyczności pochodzenia
i integralności treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej (np. informacje dotyczące certyfikatów).
Powinniśmy jednakowo pamiętać o zachowaniu oświadczeń o akceptacji odbiorcy faktury na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną, dowodów dopełnienia obowiązków informacyjno-zgłoszeniowych wobec naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego, a także dowodów na istnienie przeszkód formalnych lub technicznych w skorygowaniu e-faktury drogą elektroniczną w sytuacji, gdy do e-faktury wystawiono korektę papierową

E-faktura, a system elektronicznego obiegu dokumentów
Głównym zadaniem e-faktury jest wyeliminowanie z procesu obiegu dokumentów ich formy papierowej. W praktyce zastosowanie elektronicznej faktury często wiąże się z wdrożeniem systemu elektronicznego obiegu dokumentów.

Jak to wygląda w praktyce?
Jednym z dobrych przykładów obrazującym praktyczne wykorzystanie e-faktury w połączeniu z systemem elektronicznego obiegu dokumentów może być wdrożenie oprogramowania V-Desk firmy PrimeSoft Polska Sp. z o. o. w Indykpol S.A.

Firma Indykpol S.A., jako innowacyjne przedsiębiorstwo, zdecydowała się na pełną eliminację papierowego obiegu faktur. Decyzja taka podyktowana była faktem otrzymywania comiesięcznie bardzo dużej ilości dokumentów papierowych, co po obu stronach (kontrahent-odbiorca) generowało ogromne koszty, które, jak się okazało z czasem, można było w bardzo prosty sposób wyeliminować. Faktury dostarczane za pośrednictwem firm kurierskich często trafiały do przedsiębiorstwa nieregularnie, a czas opisywania dokumentów był na tyle długi, że w efekcie pojawiał się problem z terminowym regulowaniem należności oraz ich rozliczaniem. Uporządkowanie faktur i ich archiwizacja, terminowe ich opisanie oraz zarządzanie dostępem do dokumentów, generowały coraz większe koszty i pochłaniały wiele czasu.

Firma zdecydowała się na wdrożenie systemu zarządzania obiegiem dokumentów V-Desk.
Wdrożenie poprzedzono wnikliwą analizą potrzeb przedsiębiorstwa. Analiza wykazała, że obieg faktur przechodził przez wiele etapów, co znacząco wydłużało ich czas dotarcia do księgowości.
 
Rozległy przepływ dokumentów w formie papierowej generował wiele pomyłek, a proces opisu dokumentów trwał bardzo długo. Analiza pozwoliła określić główne problemy w procesie obiegu faktury i wskazała narzędzia do ich rozwiązania, ponadto pozwoliła na ustalenie ilości użytkowników systemu oraz wskazała niezbędne do uruchomienia systemu warunki techniczne.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów objęło następujące elementy:

1. Moduł masowego skanowania - Moduł współpracujący z oprogramowaniem urządzeń skanujących, który umożliwił bezobsługowe skanowanie paczek dokumentów, przekazanie ich do modułu rozpoznawania kodów kreskowych i zapisanie w systemie.Funkcjonalności pozwala na jednoznaczną identyfikację rekordu dokumentu w bazie danych i powiązanie z nim skanowanego obrazu. Komunikacja z systemem V-Desk została oparta na technologii Webservices.
    
2. Moduł kodów kreskowych - W celu ułatwienia i usprawnienia pracy osobom rejestrującym dokumenty, wykorzystano moduł obsługi kodów kreskowych. Po zeskanowaniu system automatycznie rozpoznaje dokument i podpina jego obraz w procesie skanowania. Kody kreskowe stanowią numer identyfikacyjny każdego dokumentu oraz zawierają informację dotycząca osoby rejestrującej, a także datę rejestracji. Stanowią alternatywę dla tzw. Pieczątki „wpłynęło”. Kody kreskowe ułatwiają także archiwizację papierową dokumentów oraz usprawniają proces wypożyczeni oryginałów.
    
3. Moduł OCR (ang. Optical Character Recognition) - Moduł automatycznie uzupełnia wartości indeksów odczytanych z obrazu dokumentu. Przyspiesza proces wprowadzania danych o dokumencie analizując zeskanowany obraz dokumentu i uzupełniając odczytanymi wartościami pola opisujące dokument np. NIP, nr rachunku bankowego, data wystawienia faktury, itd.
    
4. Moduł Workflow – Intuicyjne projektowanie procesów w formie graficznej za pośrednictwem diagramów z wykorzystaniem wcześniej zdefiniowanej struktury przedsiębiorstwa oraz bieżące dostosowywanie przez pracowników odpowiednio do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa. Wizualizacja przebiegu procesu umożliwia zorientowanie się, w którym etapie procesu aktualnie znajduje się zadanie i jaka ścieżka jeszcze przed nim. Dokumenty w wersji elektronicznej przekazywane są na "wirtualne biurka pracowników”. Ten sam dokument może jednocześnie być analizowany przez dowolną ilość pracowników bez konieczności wykonywania kserokopii. System dba o terminowość wykonania zadań i informuje o wszystkich opóźnieniach. Każdy pracownik dysponuje własnym terminarzem, gdzie widzi wszystkie zlecone mu zadania. System podpowiada zamodelowaną ścieżkę obiegu zadania - dokumentu. Kierownictwo, jak i pracownicy, mają graficzny podgląd obiegu dokumentów. Wizualizacja przebiegu procesu umożliwia intuicyjne zorientowanie się, w którym etapie procesu aktualnie znajduje się dokument i jaka ścieżka jeszcze jest przed nim.
    
5. Moduł Integracja – Moduł dzięki elastyczności systemu umożliwia obustronną integrację z funkcjonującymi już w przedsiębiorstwie systemami. Dzięki wykorzystaniu modułu powstała ścieżka wymiany informacji pomiędzy platformą      V-Desk, a systemem finansowo-księgowym. Użytkownicy uzyskali możliwość akceptacji linii kosztowych przypisanych do MPKów oraz opisu dokumentu pod kątem kosztowym.
    
6. Moduł raportów i statystyk - Moduł posiada wbudowane i aktualizowane automatycznie statystyki, które pozwalają kontrolować funkcjonowanie procesów oraz porównywać czas realizacji zadania przez pracowników. Dodatkowo, moduł pozwala na zaimplementowanie raportów monitorujących. Rejestruje niemalże wszystkie operacje dokonywane przez użytkownika w systemie, w tym miedzy innymi otwarcie dokumentu, zmiana indeksu itp. Moduł posiada też zaszytą funkcjonalność śledzenia tzw. „martwych ruchów” oraz możliwość „alertowania” o takim działaniu. Dla danego raportu mogą zostać przypisane odpowiednie uprawnienia, raporty są aktualizowane „on line”. System umożliwia również automatyczne wysyłanie określonych raportów w formie informacji e-mailowych – w takim przypadku z raportów mogą korzystać nawet osoby nie posiadające loginu w systemie.

Innowacyjność firmy Indykpol S.A. poprowadziła wdrożenie jeszcze dalej o kolejny krok. Podjęto decyzję o wdrożeniu w przedsiębiorstwie faktury w formie elektronicznej.
Generowane faktury w formie elektronicznej udostępniane są za pośrednictwem aplikacji webowej i automatycznie zasysane do systemu zarządzania obiegiem dokumentów
V-Desk. System V-Desk stał się ogniwem spajającym platformę e-fakturowania z systemem finansowo-księgowym wykorzystywanym przez Indykpol, umożliwiającym opisanie elektronicznych faktur, ich akceptację oraz przesłanie do systemu księgowego. Zastosowanie systemu V-Desk oraz elektronicznej faktury przyspieszyło pracę nie tylko działu księgowego, ale całego przedsiębiorstwa. Wskazany w analizie proces  obiegu faktur skrócono do trzech etapów.
 
V-Desk umożliwił pełen monitoring działań w przedsiębiorstwie raportując czas przebiegu procesu, czy przypisanie osób odpowiedzialnych za dany proces/zadanie. Zastosowanie nowoczesnej technologii pomogło uporządkować dokumenty w przedsiębiorstwie oraz zapewniło stały dostęp do nich. Tworzenie raportów, odnajdowanie dokumentów i przede wszystkim zabezpieczenie ich przed niepowołanymi osobami, nie sprawia już problemu.
Podsumowując zalety elektronicznego obiegu dokumentów oraz wykorzystania e-faktury nie możemy zapomnieć o aspekcie oszczędności zarówno materiałów drukarskich, jak i czasu oraz pracy poświęconej na proces przygotowania i wysyłki.
Elektroniczna faktura i często idący za nią system elektronicznego obiegu dokumentów znacznie usprawniają prace przedsiębiorstwa i co istotne pozwalają uniknąć pomyłek oraz zaginięć w procesie przetwarzania dokumentów. Taki sposób obiegu dokumentów pozwala również na łatwiejszą archiwizację i stały dostęp do dokumentu.
E-faktury znacznie szybciej docierają do odbiorców, a ci z kolei mają możliwość automatycznego regulowania należności za pośrednictwem workflow, który umożliwia szybki oraz sprawny opis i akceptację faktur oraz ich eksport do systemu finansowo – księgowego.
Z punktu widzenia kadry zarządzającej takie podejście pozwoliło w firmie Indykpol S.A. na stały monitoring procesów zachodzących w firmie i ewentualną identyfikację zjawisk niepożądanych, mogących negatywnie wpłynąć na działanie firmy. Pracownicy natomiast uzyskali czytelność w identyfikacji własnych zadań wraz z harmonogramem ich realizacji oraz określeniem priorytetu.


Zalety elektronicznego obiegu dokumentów:

• „System pozwolił nam skrócić czas obiegu dokumentów, zmniejszyć koszty obsługi administracyjnej, obniżyć liczbę błędów oraz zapewnił pełen wgląd do danych historycznych.”
  Robert Jagucki – Dyrektor IT
  Vistula Group S.A. www.vistulagroup.pl
   
• „Wyniki potwierdziły ustabilizowanie i skrócenie o ok. 50% czasu obiegu dokumentów pomimo wzrostu ich ilości. Zachęceni efektami wdrożenia systemu V-Desk postanowiliśmy objąć jego działaniem kolejne procesy.”
  Jerzy Wiśniewski – Prezes Zarządu
  PBG S.A. www.pbg-sa.pl