Elektroniczny obieg dokumentów

Nie oferujemy jednego, uniwersalnego produktu. Oferujemy szyty na miarę system workflow, dopasowany do potrzeb i oczekiwań Państwa firmy. Najkrócej można przedstawić go w czterech ogólnych krokach.

Skanowanie

Powstaje elektroniczna wersja dokumentu – bezpieczna i łatwa do odnalezienia w systemie.

Opis

Po wprowadzeniu do systemu dokument jest opisywany, by efektywnie funkcjonować w obiegu.

Zatwierdzenie

Osoba posiadające odpowiednie uprawnienia dokonuje weryfikacji i zatwierdzenia elektronicznego dokumentu.

Archiwizacja

Dokument zostaje umieszczony w archiwum i może być przetwarzany przez pracowników.




Zaimplementowanie systemu V-Desk pozwoli na pełną automatyzację procesu obiegu dokumentów. Proponujemy Państwu zmianę standardowego obiegu dokumentów papierowych na obieg elektroniczny. Z punktu widzenia kadry zarządzającej system umożliwi Państwu stały monitoring procesów zachodzących w firmie i ewentualną identyfikację zjawisk niepożądanych, mogących negatywnie wpłynąć na działanie firmy. Pracownik natomiast uzyska czytelność w identyfikowaniu własnych zadań wraz z harmonogramem ich realizacji oraz określeniem priorytetu.

Z punktu widzenia całej firmy powyższa zmiana oznacza usprawnienie i przyśpieszenie pracy wielu użytkowników. Dokumenty kierowane są automatycznie do wybranych użytkowników, jak i do archiwum. Konkretne zadania do wykonania trafiają we właściwym czasie do odpowiednich na danym etapie realizacji pracowników. Wraz z zadaniem do wykonania, pracownik otrzymuje także niezbędne mu do jego realizacji dokumenty i informacje. Przekazywanie i archiwizacja dokumentów odbywa się w formie elektronicznej. Zyskuje się łatwy, szybki i skuteczny dostęp do archiwum. Można prześledzić procesy decyzyjne związane z wybranym dokumentem oraz uzyskać pełną kontrolę nad przepływem dokumentu.

Dokumenty w postaci elektronicznej nie wymagają fizycznego kopiowania, magazynowania i transportu. Ponadto, gwarantują pełniejszą kontrolę nad przepływem informacji i zapewniają ich większe bezpieczeństwo. System V-Desk kontroluje poprawność wprowadzanych informacji, jak i samego przebiegu przydzielonych użytkownikom zadań, informując wyznaczone osoby o wszelkich nieprawidłowościach. Przełożony w każdej chwili może sprawdzić, na jakim etapie dane działanie jest wykonywane i przez kogo. Dzięki temu wie, które zadania są najbardziej pracochłonne lub sprawiają najwięcej trudności

Wdrożenie systemu pozwoli na:

  • zwiększenie kontroli nad dostępem do dokumentów zarówno w formie papierowej (oryginał nie będzie musiał krążyć wśród pracowników), jak i elektronicznej (ściśle ustalone reguły odczytu i modyfikacji informacji);
  • prowadzenie pełnej ewidencji wyświetleń dokumentu, odczytu informacji oraz zmian wprowadzonych przez pracowników;
  • likwidację archiwów lokalnych – lokalnych kopii dokumentów;
  • generowanie aktualnych raportów obejmujących dowolne dane dostępne w systemie;
  • ograniczenie kosztów związanych z prowadzeniem oddzielnych rejestrów korespondencji, wykonywaniem kopii dokumentów, czasem pracowników poświęconym na przekazywanie oryginałów, itd.

Planowaną pośrednią korzyścią z przeprowadzenia projektu, będzie posiadanie przez firmę systemu elektronicznego archiwum i obiegu dokumentów V-Desk, który będzie mógł być wykorzystany dla optymalizacji kolejnych procesów w Państwa firmie.

Optymalizacja procesów

Większość implementacji platformy elektronicznego obiegu dokumentów V-Desk obejmuje obszary zarządzania procesami, archiwizacji i obiegu dokumentów, stając się jednocześnie integratorem z innymi systemami.

Finanse

  • Kilometrówki
  • Zaliczki
  • Faktury
  • Delegacje
  • Noty korygujące

Zakupy

  • Zamówienia
  • Gwarancje
  • Zapytania ofertowe
  • Zapotrzebowania
  • Oferty

Administracja

  • Umowy
  • Pisma sądowe
  • Protokoły
  • Zarządzenia
  • Aneksy

Kadry

  • Wnioski urlopowe
  • Karty ocen
  • Dok. personalne
  • Intranet pracowniczy
  • Wnioski premiowe

Obsługa klienta

  • Wnioski
  • Dok. projektowe
  • Reklamacje
  • Zgłoszenia serwisowe
  • Zlecenia

Logistyka

  • Dokumenty RW
  • Dok. transportowe
  • Potwierdzenia
  • Atesty
  • PZ/WZ

Funkcjonalności workflow

Wiele elementów tworzy innowacyjny system elektronicznego obiegu dokumentów, wspomagający Twoją firmę we wszystkich obszarach związanych z zarządzaniem procesami biznesowymi i elektroniczną archiwizacją.




V-Desk
System V-Desk pozwala na kompleksowe zarządzanie procesami biznesowymi oraz przetwarzanymi dokumentami. V-Desk umożliwia procesowanie dokumentów bez ich papierowych wersji. Funkcjonalność rozwiązania to zasługa trzech uzupełniających się i zintegrowanych modułów, tj. elektronicznego archiwum, zarządzania procesami oraz elektronicznego obiegu dokumentów. Ich zastosowanie wyraźnie usprawnia działalność firmy i gwarantuje łatwe i przejrzyste zarządzanie dokumentami. V-Desk jest systemem skalowalnym i otwartym. Umożliwia wdrożenie nieograniczonej liczby obiegów oraz typów dokumentów przy praktycznie nieograniczonym wolumenie dokumentów i kont użytkowników. Jego elastyczność pozwala na dostosowanie do indywidualnych potrzeb klientów. Praca z systemem jest łatwa i intuicyjna dla użytkowników. Menadżerowie mogą samodzielnie zarządzać systemem, w tym modyfikować istniejące procesy oraz definiować nowe.

Funkcjonalności workflow
System V-Desk posiada wbudowany silnik workflow nadzorujący przepływ pracy w oparciu o zdefiniowane reguły. Dzięki temu możliwe jest precyzyjn określenie ścieżki obiegu każdego typu dokumentu oraz uzależnienie jej od dynamicznych warunków. System oferuje również możliwość pracy grupowej na dowolnym etapie procesu.

Uniwersalność systemu V-Desk
W przypadku większości implementacji platforma V-Desk wdrażana jest w obszarze zarządzania procesami, archiwizacji i obiegu dokumentów. Z czasem będąc integratorem dla innych systemów staje się bazą wiedzy korporacyjnej, z której zaczyna korzystać większość lub wszyscy pracownicy firmy.

Dostępność

Dostęp do funkcjonalności systemu V-Desk workflow możliwy jest przez czołowe przeglądarki internetowe, a jego mobilny charakter umożliwia przeglądanie i zarządzanie dokumentami z poziomu smartfonów i tabletów.

Mozilla
Firefox
Google
Chrome
Internet
Explorer
Opera
Software
Apple
Safari
Android
Windows Phone
iOS

Integracje

Obustronna integracja workflow z systemami klasy ERP, finansowo-księgowymi, kontrolingowymi, kadrowymi, magazynowymi to pełna optymalizacja procesów.




Integracja z systemami zewnętrznymi
Integracja jest kluczowym elementem podczas wdrażania systemów zarządzania procesami i obiegu dokumentów. System V-Desk umożliwia przygotowanie połączeń do aplikacji zewnętrznych, korzystając zarówno z możliwości programowania po stronie klienta, jak i po stronie serwera.

V-Desk może być integrowany z dowolnym systemem zewnętrznym za pomocą interfejsu. Integracja taka najczęściej polega na pobieraniu danych z zewnętrznych systemów do V-Desk, na przekazywaniu danych z V-Desk do zewnętrznych systemów oraz wyświetlaniu zeskanowanych obrazów dokumentów z poziomu V-Desk lub na udostępnianiu takich obrazów na zewnątrz systemu. Jednym z podstawowych założeń projektowych przyjętych dla systemu V-Desk była jego autonomia. Podejście takie z jednej strony umożliwia instalację w dowolnym środowisku programowo-sprzętowym Klienta, a z drugiej strony nakłada obowiązek zbudowania takiej architektury, która umożliwi integrację z tymi systemami. Systemy workflow w bardzo niewielkim stopniu mogą działać w oderwaniu od systemów dziedzinowych Klienta; jest to ograniczone do najprostszych procesów, niestanowiących podstaw działania organizacji. Firma PrimeSoft Polska w dotychczasowych wdrożeniach wielokrotnie z powodzeniem integrowała system V-Desk z różnymi systemami eksploatowanymi przez Klientów.

Integracja odbywała się za pomocą różnych technologii:

  • wymiana plików - CSV, XML (poprzez udziały sieciowe, poprzez FTP, poprzez protokoły http / https)
  • synchronizacji na poziomie baz danych,
  • dedykowanych API,
  • przez Web Serwisy
  • architekturę SOA

Integracja dotyczyła systemów opartych na różnorodnych silnikach bazodanowych:

  • MS SQL,
  • Sybase,
  • Oracle,
  • DB2,
  • MySql,
  • Access,
  • DBase,
  • Progress,
  • PostgreSQL

Zakres funkcjonalny integracji dotyczył różnych obszarów, przy czym obszar finansowo księgowy jest obszarem, w którym mamy bardzo duże doświadczenie. Pragniemy podkreślić, że niezależnie od eksploatowanego systemu i technologii, w której realizowane są interfejsy wymiany, biznesowe scenariusze integracji mogą być różne. Zależne są od charakterystyki Klienta, jego organizacji, podziału kompetencji między komórkami biznesowymi i wielu innych czynników. Nie można a priori wskazać jednego prawidłowego sposobu integracji pomiędzy systemem finansowo-księgowym, a systemem workflow realizującym obieg faktur. Z naszego doświadczenia wynika, że problem integracji leży w przeważającej mierze nie w warstwie technologicznej, lecz w prawidłowym ustawieniu procesu na poziomie biznesowym.

Klienci Primesoft Polska